必要経費
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収入を得るために必要とされる経費です。必要経費が認められるためには領収書が必須であるため、レシートなどは必ず保管しておく必要があります。領収書がない場合は、原則として必要経費として認められません

もし領収書がないものを必要経費として計上していたら、税務署の調査が入り帳簿をチェックされたときに、その経費について説明することができないので困ることになります。

ただし、領収書が取れない、取りづらいものは帳簿などに詳細に内容を記帳しておく必要があります。例えば、電車賃は日付、目的地、利用交通機関、金額、用件などを記録しておく必要があります。
必要経費にならないもの
■事業と関係ない費用
私用で購入したものなどの事業と関係ない費用は必要経費にできません。

■仕入費用
販売するために商品を購入した場合、つまり仕入費用は売上原価であり、勘定科目『仕入』で処理して、必要経費にある勘定科目で処理はしません。

*注意*
実は仕入費用も必要経費と言われていますが、ここで言いたいのは申告書の欄において「仕入金額」は、「経費」の科目になく「売上原価」の科目にあるということです。

■親族等に支払う地代家賃
生計を一にする配偶者その他の親族に支払う地代家賃などは必要経費になりません。

■罰金や科料

【参考サイト】
やさしい必要経費の知識
金額等によって全額必要経費か減価償却資産かが変わるケース
■10万円未満のものと使用可能期間が1年未満のものは必要経費
仕入以外の建物、建物附属設備、機械装置、器具備品、車両運搬具などの資産は、上記の条件を満たすとき勘定科目『消耗品費』で全額必要経費。

満たさないときは基本的に減価償却資産となり、全額ではなく償却ルールに基づく減価償却費までしか必要経費にできなくなります。

上記以外でも特例があります。詳しくは以下のページをご覧ください。

【参考サイト】
減価償却のあらまし
自宅兼事務所、店舗などの場合は必要経費を事業用とプライベート用でわける必要があります。このようにわけることを、按分(あんぶん)するといいます。按分処理は、決算日に行えばよいです。

■使用比率でわける

割合=事務所使用時間/(全使用時間=事務所使用時間+プライベート使用時間)

必要経費=割合×各種費用

適用される費用
・水道光熱費
・自動車購入費
など

■面積比率で分ける

割合=事務所面積/(全面積=事務所面積+プライベート面積)

必要経費=割合×各種費用

適用される費用
・地代家賃
・固定資産税
・火災保険料
など
勘定科目について
事業の内容によっては、該当する科目がないこともあります。この場合、新しく自分が使いやすい科目を設定しても問題ないです。経費の勘定科目は、「わかりやすい名称」であれば広く認められているので、必要に応じて科目名を変えてもよいです。
仕訳
必要経費は、費用なので

増えると借方
減ると貸方

に仕訳します。
必要経費
項目 内容
租税公課 各種税金の中で経費として認められているもの
荷造運賃 商品販売のために出荷・配送する梱包材、包装材、運送費などの費用
水道光熱費 水道・電気・ガス・灯油代など
旅費交通費 事業に関連した交通費と旅費
通信費 郵便料金、電話料金、インターネット接続料金など
広告宣伝費 事業に関する宣伝効果を狙った支出
接待交際費 事業に関係のある人に接待や贈り物をした費用
損害保険料 商品や事業に利用する資産にかけた火災・盗難保険、自動車保険など
修繕費 機械、自動車、建物の修理代や維持管理費用
消耗品費 事務用品(文房具、各種ソフト代など)・小額の備品代
1年未満か10万円未満の資産(パソコン周辺機器など)
減価償却費 基本的に10万円以上の資産
はすぐに全額必要経費できず固定資産として
決められたルール(定額法、定率法)に従って
ある一定の金額を減価償却費として必要経費にする
福利厚生費 従業員の健康や慰安・慶弔・医療・衛生・保険などに支出した費用
給料賃金 専従者以外の従業員への給与・ボーナス・手当・退職金など
外注工賃 事業に関係する営業、事務、清掃などを外部に依頼した費用
利子割引料 事業上の借入金に支払った利息
地代家賃 土地や建物などの不動産賃借料、月極駐車場料金
貸倒金 回収できなくなった売掛金などの回収債権の貸倒損失
雑費 手数料などの他の勘定科目にあてはまらない経費
新聞図書費 新聞・書籍・雑誌代
専従者給与 事業専従者に対する給与


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